Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Государственного бюджетного учреждения «Центр социальной помощи семье и детям Городецкого района»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Государственного бюджетного учреждения «Центр социальной помощи семье и детям Городецкого района» (далее – Положение) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников Государственного бюджетного учреждения «Центр социальной помощи семье и детям Городецкого района» (далее – Учреждение).

1.2. Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 года №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации», Федеральным законом от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

1.3. Информация, содержащаяся в личном деле работника, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам без его согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

2. Порядок оформления личных дел

2.1. Личное дело работника формируется:

• после заключения Трудового договора;
• после издания приказа о приёме на работу (назначении на должность);
• при наличии предварительного медицинского осмотра (оформленной медкнижки);
• при предоставлении справки об отсутствии судимости;
• после оформления работником согласия  на обработку персональных данных;
• после заполнения расписки об ознакомлении субъекта персональных данных с Положением о защите персональных данных.

2.2. Личные дела работников подлежат регистрации в Журнале учета личных дел работников, по форме  утвержденной приказом директора Учреждения.

2.3. Журнал учета личных дел работников должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью директора Учреждения.

2.4. Личному делу присваивается порядковый номер.

2.5. С целью обеспечения надлежащей сохранности и для удобства в обращении с ними при формировании документы личного дела каждого работника помещаются в отдельную папку-скоросшиватель.

2.6. На обложке (титульном листе) личного дела указывается:

• наименование Учреждения;
• заголовок личного дела;
• номер личного дела;
• фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже;
• дата комплектования личного дела.

2.7. Личное дело работника ведётся в течение всего периода его работы в Учреждении.

3. Состав личного дела

3.1. Состав личного дела работника:

• расписка об ознакомлении с документами личного дела;
• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор;
• копия приказа о приеме на работу;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования;
• анкета;
• расписка об ознакомлении с Положением о защите персональных данных;
• согласие на обработку персональных данных;
• обязательство о соблюдении режима конфиденциальности персональных данных работника;
• копия диплома об образовании, о повышении квалификации, переподготовке;
• копии документов об аттестации (присвоении квалификационной категории);
• должностная инструкция.

3.2. В процессе ведения личного дела работника в него могут включаться следующие документы:

• заявления о переводе, увольнении, изменении персональных данных работника;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов о переводе, увольнении, изменении персональных данных работника;
• копии документов о награждении;
• иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Работа с личными делами

4.1. Работа с личными делами работников состоит из комплекса мероприятий по:

• приобщению документов, подлежащих хранению в составе личного дела;
• изъятию документов, надобность в которых миновала;
• внесению записей в соответствующие учётные формы;
• периодической проверке наличия документов и состояния личного дела.

4.2. Работа с личными делами работников осуществляется с момента оформления личного дела и продолжается до момента передачи его на архивное хранение.

4.3. Ведение личных дел работников:

4.3.1. Ведение личного дела предусматривает:

• размещение документов, подлежащих хранению в составе личного дела в хронологическом порядке;
• ежегодное ознакомление работника с документами личного дела;
• ежегодную проверку состояния личных дел работников Учреждения, на предмет сохранности включенных в них документов и своевременное их пополнение.

4.3.2. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается рядом.

4.4. Хранение личных дел работников:

4.4.1. Хранение и учёт личных дел работников Учреждения организуется с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

4.4.2. Доступ к личным делам работников имеет определенный круг лиц:

• директор Учреждения;
• юрисконсульт.

4.4.3. Завершение личного дела в делопроизводстве осуществляется после прекращения (расторжения) Трудового договора с работником.

5. Порядок передачи на архивное хранение

5.1.  Оформление личных дел уволенных работников при передаче на  архивное хранение осуществляется в соответствии с требованиями законодательства и с утвержденной директором Учреждения инструкцией по делопроизводству.

5.2. Личные дела уволенных работников относятся к документам временного (свыше 10 лет) срока хранения и подлежат хранению в течение 75 лет с момента увольнения сотрудника из Учреждения.

6. Ответственность сторон

6.1. Права и обязанности работников Учреждения:

6.1.1. Работники Учреждения обязаны своевременно представлять юрисконсульту сведения об изменении своих персональных данных.

6.1.2. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах, работники Учреждения имеют право:

• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящихся в личном деле и содержащих персональные данные работника;
• требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных своего личного дела.

6.1.3. Работники, уполномоченные на ведение личных дел, имеющие доступ к личным дела, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Права и обязанности Учреждения:

6.2.1. Учреждение обеспечивает:

• приобщение документов к личным делам работников;
• сохранность личных дел работников;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников.

6.2.2. Учреждение имеет право:

• обрабатывать персональные данные работников Учреждения, в том числе на электронных носителях;
• запрашивать от работников Учреждения всю необходимую информацию.

6.3. При увольнении или переводе работника, ответственного за учёт и сохранность личных дел работников, имеющиеся личные дела передаются вновь назначенному работнику по акту приёма-передачи личных дел.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящее Положение утверждается Директором Учреждения и действует до его отмены.

7.2. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение осуществляется путём издания соответствующего приказа директора Учреждения, либо путём утверждения приказом текста вносимых изменений и дополнений. При необходимости Положение может быть утверждено в новой редакции.

Скачать приказ об утверждении Положения от 12.09.2018 г. и графическую версию документа